Bagaimana Cara Merencanakan Event Outdoor?

Acara pernikahan, acara di kantor atau bahkan acara keluarga tidak asing jika dilaksanakan secara outdoor atau di luar ruangan. Melaksanakan kegiatan di luar ruangan terasa lebih menyenangkan karena langsung berbaur dengan alam yang pasti memberikan sensasi berbeda. Selama new normal  juga semakin banyak loh, yang melangsungkan acara di luar ruangan karena biasanya mempunyai venue yang luas dan indah untuk didokumentasikan. Nah Sobat Eola, berikut ada beberapa langkah yang dapat kamu lakukan dalam membuat event outdoor. Simak ulasannya dalam artikel berikut ya!

1. Menemukan tempat acara outdoor yang bagus

Venue atau tempat acara menjadi salah satu komponen yang penting dalam membuat event luar ruangan.  Lokasi akan menentukan banyak dari kebutuhan logistik, sehingga memengaruhi kesan ‘natural’ dari event outdoor tersebut. Kira-kira dekorasi apa yang akan kamu gunakan, tema apa, semuanya dapat disesuaikan dengan menemukan venue yang bagus dan strategis.

1. Mendapat izin dan mengetahui aturan di lokasi tersebut

Lokasi outdoor akan membutuhkan izin, misalkan kamu mau menggunakan sebuah villa atau lapangan di tempat itu, maka perlu izin dibuat kepada pihak yang memilikinya. Hal ini akan memudahkan kamu dalam pelaksanaan nantinya, karena bila pihak izin sudah membolehkan, kamu juga biasanya akan dibantu untuk memahami kebutuhan apa saja yang harus dipenuhi. Mengetahui aturan di lokasi juga sangat penting untuk mengantisipasi keselamatan saat acara.

1. Mempertimbangkan kenyamanan dan kelancaran acara

Untuk memastikan para undangan yang hadir merasa nyaman, kamu juga harus memerhatikan kenyaman di sekitar area lokasi acara. Bagaimana lokasi parkirnya, akses air dan toilet, akses listrik dan semuanya harus sudah direncakan sejak awal. Karena membuat event di luar ruangan jelas berbeda fasilitasnya ketika membuat event di dalam ruangan.

1. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan

Setelah acara direncakan, tentu kamu harus mempertimbangkan pula tentang alat-alat yang dibutuhkan. Seperti teknologi apa yang harus digunakan agar suara menjangkau tempat tersebut, dan sebagainya. Apakah memerlukan LCD, apakah memerlukan sound system dan pencahayaan dan semuanya beserta dekorasi acara dapat dipersiapkan dengan baik saat membuat kegiatan outdoor.

1. Membuat plan B

Kita tidak pernah seratus persen dapat memprediksi cuaca. Kegiatan luar ruangan memang mempunyai banyak hal seru dan menyenangkan, namun ada beberapa hal yang tidak dapat dikendalikan seperti cuaca, hewan dan sebagainya. Membuat rencana cadangan sangat diperlukan, karena cuaca bisa saja hujan deras, terlalu dingin, berkabut atau bahkan terlalu panas. Memikirkan ide-ide sebagai solusi dari kemungkinan-kemungkinan tersebut dapat memudahkan nantinya apabila kamu akan melaksanakan event luar ruangan.

Nah, bagaimana Sobat Eola? Sudah siap membuat event outdoor yang menyenangkan dan berkesanmu tahun ini? Semoga acaranya berjalan lancar ya! Apabila Sobat Eola membutuhkan informasi tentang vendor dan acara, jangan ragu pula Sobat Eola untu menghubungi kontak kami. Have a nice day, have a great event ya!

Sumber: Socialtables