10 Langkah Merencanakan Event Konser Musik

1. Menentukan Tujuan

Salah satu yang terpenting dalam membuat event adalah menentukan tujuannya. Ketika membuat acara konser, coba tanyakan terlebih dahulu: apa yang ingin dicapai dari hadirnya konser ini? Biasanya, hadirnya  konser musik mungkin bertujuan untuk menghibur, namun dilengkapi dengan konsep yang jelas akan semakin membuat acara lebih bermakna dan selaras dalam setiap dimensinya.   Konsep ini membentuk segala sesuatu mulai dari jenis musik yang dibawakan hingga penonton, venue, aktivitas acara lainnya, hingga gaya dekorasi dan merchandise acara.

1. Membuat Anggaran

Rencana anggaran yang jelas harus dibuat sebelum melakukan hal-hal lain. Tentukan berapa budget yang harus dikeluarkan untuk acara. Tentukan pula bagaimana anda mendapatkan keuntungan dari adanya event konser tersebut. Tidak lupa menyiapkan dana anggaran darurat sekitar 10-30% yang akan membantu menjadi solusi apabila ada hal-hal lain yang tidak sesuai rencana terjadi.

1. Menentukan Talent 

Menentukan pengisi acara adalah langkah yang penting dalam membuat event konser. Pastikan talent adalah mereka yang sesuai dengan konsep acara dan target audiens yang dituju. Dalam menentukan hal ini, harus dipertimbangkan juga tentang lokasi talent, apakah ada biaya tambahan untuk perjalanan dan akomodasi dari talent yang berada di luar kota. Pokoknya, persiapkan sebaik mungkin dan dari jauh-jauh hari sehingga komunikasi dapat berjalan lancar saat bekerjasama dengan talent yang ditentukan.

1. Memilih Tempat Acara

Ketika sudah menentukan konsep, talent, juga rencana anggaran, anda tidak boleh lupa juga untuk menentukan tempat dan lokasi acara. Sesuaikanlah dengan konsep dan tema serta kebutuhan dari audiens yang ditarget. Apakah event dilaksanakan secara indoor? Ataukah konser dilaksanakan di tempat terbuka secara outdoor? Berbagai pertimbangan harus dipikirkan dan disesuaikan agar hal-hal yang tempat tersebut butuhkan dalam mengadakan acara dapat terpenuhi dan tidak banyak hambatan.

1. Mengajukan Izin Kegiatan

Setelah menentukan tempat dan lokasi acara, mengajukan izin kepada pihak yang memiliki otoritas tempat tersebut dapat dilakukan. Pastikan tempat tersebut memungkinkan dan membolehkan penyelenggara untuk menjalankan kegiatan sesuai konsepnya. Mendapatkan izin yang resmi akan memudahkan kelancaran selama event tersebut berlangsung.

1. Menentukan Tanggal dan Waktu Acara

Memilih tanggal dan waktu acara adalah langkah yang juga krusial. Tanggal dan waktu yang optimal tentu akan bergantung kepada audiens dan konsep acara. Beberapa tema dan konser bekerja lebih baik dalam pengaturan malam hari, di mana Anda dapat menggunakan pencahayaan dan latar belakang untuk mengatur suasana hati dan nada. Konsep dan venue lain, terutama outdoor, akan lebih mudah dikelola secara logistik di siang hari. Ingatlah juga bahwa audiens juga memiliki waktu yang paling cocok untuk mereka. Pertimbangkan hal-hal seperti jadwal sekolah, pekerjaan, dan liburan untuk menentukan hari dan waktu terbaik untuk event konser yang akan dibuat.

1. Menentukan Peralatan yang dibutuhkan

Komunikan dengan talent dan tempat berlangsungnya acara untuk menentukan peralatan apa saja yang mereka perlukan untuk pertunjukan dan apakah tempat tersebut dapat menyediakan semua itu. Ini dapat mencakup panggung, speaker, mikrofon, sound system pencahayaan, dan peralatan audio/visual lainnya. Periksa dengan talent untuk menentukan peralatan apa yang akan mereka bawa sendiri dan apa yang menjadi tanggung jawab penyelenggara. Saat berbicara dengan vendor, talent, atau tempat untuk menentukan kebutuhan peralatan, pastikan juga untuk menanyakan berapa lama waktu yang mereka butuhkan untuk penyiapan dan kerusakan, dan apakah mereka memerlukan akses ke daya, dok pemuatan, atau akses khusus lainnya. Detail ini akan menjadi kunci untuk ditambahkan ke rencana dalam membuat event konser guna menghindari kesalahan yang cukup krusial.

1. Ciptakan Suasana yang Nyaman

Menyiapkan suasana yang nyaman baik bagi talent dan audiens sangat diperlukan. Bagi pengisi acara, dapat disiapkan backstage area yang nyaman dan menjaga privasi, namun juga mudah untuk terhubung ke atas panggung. Bagi audiens fasilitas yang menentukan. Kenyamanan bagi audiens dapat terlihat kepada fasilitas seperti toilet dan lain sebagainya. Jangan lupa juga untuk membuat rencana keselamatan semua orang seperti memiliki security, bantuan medis, dan asisten acara yang memadai untuk ukuran audiens dari acara konser yang akan dibuat. 

1. Mulai Menjual Tiket

Menjual tiket dapat sangat penting bagi kegiatan konser musik untuk meraih profit. Sobat juga dapat bekerjasama dengan layanan penjualan tiket digital yang dapat memberikan pengalaman dan akses pembayaran yang lebih mudah dan lebih beragam. Pastikan pula waktu dan tanggal konser ditandai dengan jelas pada tiket, bersama dengan informasi tempat duduk yang relevan dan kebijakan return/refund  (pengembalian) uang yang jelas.

1. Promosikan event Konser

Mempromosikan kegiatan juga tidak kalah penting. Sobat bisa menggunakan media partner untuk bantu menjangkau audiens secara lebih luas lagi. Sponsor, merchandiser, promotor konser, penjual tiket, dan venue semuanya dapat membantu dalam pemasaran acara yang akan dibuat.

Sumber: Socialtables